Wiele firm zaczyna od Excela lub arkuszy współdzielonych. To rozwiązania, które pewnie działają na początku, ale w pewnym momencie nie da się już w ten sposób zaspokoić potrzeb firmy.
Typowe wyzwania w sprzedaży
Najczęściej spotykane problemy to:
- rozproszone leady - część w arkuszach, część w skrzynkach, część w notatkach,
- brak wspólnej metodyki - każdy sprzedawca działa na własnych zasadach,
- ryzyko utraty wiedzy - przy odejściu pracownika trudno kontynuować rozpoczęte tematy,
- decyzje w ciemno - brak rzetelnych danych o skuteczności kampanii i etapach lejka.
W takich sytuacjach na ratunek przychodzi system CRM, który eliminuje te bariery.
CRM w Odoo dodatkowo łączy się z innymi modułami (to może być np. magazyn, fakturowanie, marketing), tworząc spójny ekosystem. .
Najważniejsze funkcje CRM w Odoo
Lejek i aktywności
Lejek sprzedaży można zdefiniować zgodnie z etapami charakterystycznymi dla danej branży. Szanse przesuwa się prostym „przeciągnij i upuść”, a system pilnuje aktywności: telefonów, maili, spotkań. Dzięki temu łatwo zauważyć zaległości.
Chatter – komunikacja i historia
Na każdej karcie szansy znajduje się pełna historia: maile, notatki, komentarze, pliki. System integruje się z pocztą, więc odpowiedzi klientów pojawiają się wprost na szansie. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna zostaje w jednym miejscu.
Formularze i przypisania
Leady ze strony www trafiają bezpośrednio do CRM. Formularze mogą być przypisane do różnych zespołów lub lejków, co pozwala od razu kierować zgłoszenia do właściwej grupy handlowców.
Zespoły sprzedażowe
Sprzedaż można organizować według regionów, produktów lub struktur wewnętrznych. Kierownicy mają podgląd na postęp i mogą obserwować kluczowe szanse.
Raportowanie i tabele przestawne
System umożliwia analizę danych w tabelach przestawnych, podobnie jak w Excelu. Różnica polega na tym, że są to dane zawsze aktualne, pochodzące bezpośrednio z CRM. Można badać konwersję, źródła leadów, skuteczność sprzedawców i prognozować przychody.
Automatyzacja działań
Zmiana etapu może uruchamiać automatyczne akcje, np. wysłanie powitalnego maila czy przypisanie zadania follow-up. Szablony wiadomości personalizowane polami z CRM dodatkowo przyspieszają pracę.
Oferty i podpis elektroniczny
Ofertę tworzy się bezpośrednio z aplikacji do ofert – tam, gdzie pojawią się wygrane szanse. Dane kontrahenta i pozycje wypełniają się automatycznie, a klient może podpisać dokument online. Skraca to czas od rozmowy do finalizacji.
Integracja z magazynem
Handlowiec, przygotowując ofertę, widzi stany magazynowe i prognozy dostaw. Dzięki temu obietnice wobec klienta są realistyczne, a dział magazynu i sprzedaż pracują w tym samym systemie.
Aplikacja mobilna
Dostęp mobilny pozwala po spotkaniu od razu zapisać notatkę czy zamknąć aktywność. Handlowcy w terenie mają wgląd w swoje lejki i zadania.
Odoo Studio - własne pola
Dzięki Odoo Studiomożna dodawać własne pola i elementy interfejsu metodą „przeciągnij i upuść”. Dla prostych modyfikacji nie jest potrzebny programista.
Proces wdrożenia w trzech krokach
W Solvti tak podchodzimy do wdrożenia systemu CRM i wierzymy, że jest to najlepsze wyjście:
- Analiza - analiza, czy problem leży w procesach, w organizacji pracy zespołu, czy faktycznie w braku narzędzia. Nie zawsze wdrożenie CRM’a będzie najlepszą opcją w danym momencie.
- Kierunek - ustalenie, czy firma potrzebuje redukcji kosztów, czy raczej narzędzia do szybkiego skalowania i wejścia na nowe rynki.
- Podział zadań - określenie, które działania wykonuje dostawca systemu, a które pozostają po stronie klienta. Taki model pozwala na szybki start i trwałe osadzenie wiedzy w organizacji.
Koszty wdrożenia CRM w Odoo
Na całkowity koszt składają się:
- licencje - miesięczna subskrypcja za użytkownika,
- wdrożenie - konfiguracja i ewentualne dodatkowe programowanie,
- szkolenia - dopasowane do liczby i poziomu użytkowników,
- import danych - zwykle przenoszone są bieżące kontakty i otwarte sprawy,
- hosting - najczęściej wybierana jest chmura Odoo, on-premises tylko w szczególnych przypadkach.
Dowiedz się więcej o całkowitym koszcie posiadania systemu Odoo..
Przykładowy dzień pracy CRM w Odoo
Handlowiec ma na koncie kilkaset szans. Każda z nich posiada zaplanowaną aktywność: telefon, spotkanie czy e-mail.
- Nowy lead trafia do etapu „Nowe”.
- System automatycznie ustawia zadanie kontaktu (telefon, spotkanie, e-mail).
- Po rozmowie, szansa przechodzi do kolejnego etapu.
- Klient automatycznie otrzymuje mail podsumowujący rozmowę.
- Jeśli klient poprosi o ofertę, handlowiec generuje dokument z karty szansy.
- Oferta trafia do klienta z możliwością podpisu online.
- W międzyczasie system monitoruje dostępność towaru i prognozy dostaw.
- Handlowiec widzi listę zamkniętych i zaległych zadań w jednym miejscu.
Raportowanie dla zarządu i zespołu
Odoo zbiera informacje w wygodniejszy sposób, co może bardzo uprościć proces raportowania.
- Źródła leadów: Możesz łatwo sprawdzić, skąd najczęściej przychodzą nowi klienci. To pomaga firmie zdecydować, gdzie warto inwestować, bo wiadomo, które kanały są najbardziej efektywne.
- Konwersja na etapach: Widać, na którym etapie sprzedaży najwięcej potencjalnych klientów rezygnuje. Dzięki temu łatwo zidentyfikować słabe punkty w procesie i je poprawić.
- Obciążenie sprzedawców: System pokazuje, ilu klientów obsługuje dany handlowiec i jaka jest łączna wartość jego szans. Pozwala to na sprawiedliwy podział pracy w zespole.
- Prognoza przychodów: Na podstawie danych z lejka sprzedażowego system przewiduje, jakie przychody firma może osiągnąć w przyszłości. To niezbędne narzędzie do planowania i zarządzania finansami.
Do tego raporty są tworzone z jednego źródła danych i nie wymagają łączenia informacji z wielu systemów.
Najczęstsze pytania
Czy można zacząć, pozostając częściowo przy Excelu?
Tak. Możliwe jest zaimportowanie aktualnej bazy kontaktów i otwartych tematów, a historię przenosi się tylko w razie potrzeby.
Czy CRM w Odoo obsługuje wiele formularzy i marek?
Tak. Każdy formularz może kierować leady do innego zespołu sprzedaży lub innego lejka..
Ile trwa uruchomienie systemu?
Podstawowa konfiguracja lejka, poczty i ofert wdrażana jest stosunkowo szybko. Najwięcej czasu zajmuje przygotowanie danych i szkolenie użytkowników.
Czy mogę przenieść wszystkie dane historyczne
Tak, jest to możliwe, jednak pełna migracja wieloletniej historii (informacji o np mailach, fakturach, starych szansach) bywa kosztowna i czasochłonna. W codziennej pracy rzadko sięga się po takie informacje, dlatego zazwyczaj wystarczy import aktualnych kontaktów i otwartych spraw. Starsze dane mogą pozostać w systemach źródłowych, a w razie potrzeby można je przenieść selektywnie - tylko te, które faktycznie są używane.
Podsumowanie
CRM w Odoo to narzędzie, które porządkuje pracę działu sprzedaży, zapewnia wgląd w procesy i integruje się z innymi obszarami firmy. Dzięki funkcjom takim jak automatyzacja aktywności, oferty z podpisem online czy integracja z magazynem, handlowcy mogą skupić się na rozmowach z klientami, a nie na obsłudze arkuszy.
Firmy, które wdrażają CRM, szybciej identyfikują źródła sprzedaży, lepiej prognozują przychody i ograniczają ryzyko utraty wiedzy. Odoo pozwala to osiągnąć w spójnym, elastycznym ekosystemie.
Chcesz zobaczyć, jak CRM w Odoo zadziała na Twoich danych? Solvti wdraża Odoo od analizy procesu, przez konfigurację CRM, po szkolenia i wsparcie.
Napisz do nas z jakimi wyzwaniami mierzy się dziś Twoja sprzedaż, a my chętnie i szczerze doradzimy - rozwiązywanie problemów tego typu to nasza specjalność!
Ten artykuł powstał na podstawie webinaru prowadzonego przez Solvti na temat CRM w Odoo. Zachęcam do zobaczenia, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej
