Wyobraź sobie, że prowadzisz sklep internetowy.
Masz więc oczywiście codzienne obowiązki – zamówienia spływają, Ty je pakujesz, wysyłasz… i nagle przypominasz sobie, że nie wystawiłeś faktur. Siadasz więc wieczorem i bierzesz się za to: przeglądasz zamówienia, szukasz danych, kopiujesz je do systemu, poprawiasz błędy, drukujesz albo wysyłasz PDF-y mailem. Stracona godzina. Codziennie.
A teraz wyobraź sobie inną sytuację.
Zamówienie się realizuje, a faktura wystawia się sama. Klient dostaje ją na maila, Ty masz wszystko zaksięgowane, a jeśli nie zapłaci na czas – system sam wyśle przypomnienie. Bez Twojego udziału.
Brzmi lepiej? Tak właśnie może działać fakturowanie w Odoo .
W tym artykule pokażę Ci, jak to wygląda w praktyce i które elementy da się zautomatyzować, tak że sam zdecydujesz, czy fakturowanie w Odoo to coś dla Ciebie.
Co w fakturowaniu możesz zautomatyzować w Odoo?
Po opłaceniu zamówienia przez klienta faktura może powstawać automatycznie — w sprzedaży online po włączeniu opcji Faktura automatyczna.
● W przypadku subskrypcji Odoo generuje faktury cyklicznie, zgodnie z harmonogramem i — jeśli przypiszesz szablon e-mail — może je wysyłać automatycznie. To idealne rozwiązanie przy stałych usługach – raz ustawiasz, a faktury „same się robią”.
● Faktury zaliczkowe i końcowe możesz wystawiać przez opcję „down payment” (kwotowo lub procentowo). Dzięki temu łatwo rozliczasz płatności etapowe, np. przy większych projektach lub produkcji na zamówienie
● System może też wysyłać przypomnienia o zaległościach, jeśli włączysz reguły „follow-up”. Nie musisz śledzić ręcznie płatności – Odoo przypomni klientowi, a Ty dostaniesz powiadomienie, jeśli coś się opóźnia
● Wszystkie dokumenty są połączone – faktura odnosi się do zamówienia, dostawy i płatności. Masz pełną przejrzystość i szybki dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu, bez ręcznego szukania po różnych systemach.
Fakturowanie w Odoo może być połączone z innymi obszarami w firmie. Jest to jeden z głównych atutów Odoo, dla którego wiele firm decyduje się na ten system.
Jak w praktyce fakturowanie w Odoo może połączyć się z innymi obszarami w firmie?
Sprzedaż
Tworzysz zamówienie sprzedaży – po jego zatwierdzeniu system może od razu wystawić fakturę. Nie musisz nic kopiować ani przepisywać. Wszystko jest poukładane w jednym procesie.
Zakupy i koszty
Odoo pozwala także przyjmować i rejestrować w systemie faktury kosztowe – czyli te, które otrzymujesz od dostawców. System może je automatycznie przypisać do zamówień zakupu i rozliczeń oraz wspiera 3-way matching (zamówienie ↔ odbiór ↔ faktura).
Płatności i bank
Gdy klient zapłaci, system po uzgodnieniu płatności (płatność online, ręczna rejestracja albo automatyczne dopasowanie wyciągu bankowego) oznacza fakturę jako zapłaconą. Masz podgląd na aktualny stan należności bez logowania się do banku.
Księgowość
Wszystkie faktury (sprzedażowe i kosztowe) trafiają automatycznie do księgowości. Nie musisz ich eksportować ani ręcznie przepisywać. Zapisy księgowe powstają przy zaksięgowaniu faktury; w niektórych procesach (np. subskrypcje) można to zrobić w pełni automatycznie.
Podsumowując: Czy fakturowanie w Odoo jest dla Ciebie?
Tak, jeśli:
- wystawiasz więcej niż kilka faktur miesięcznie i chcesz zaoszczędzić czas,
- prowadzisz sprzedaż online i nie chcesz ręcznie przepisywać danych,
- masz abonamenty lub stałe usługi i potrzebujesz cyklicznych faktur,
- chcesz, żeby system przypominał klientom o płatnościach,
- zależy Ci na tym, żeby faktury były spięte z magazynem, księgowością i sprzedażą
Chcesz dowiedzieć się więcej, jak wygląda moduł sprzedażowy w Odoo? Sprawdź nasz webinar w temacie.
Odoo to świetny system dla firm, które chcą mieć porządek w fakturach i nie tracić czasu na ręczne czynności. Dzięki automatyzacji możesz skupić się na sprzedaży i obsłudze klientów, zamiast na powtarzalnym przepisywaniu danych.
Nie musisz od razu wdrażać całego systemu, możesz zacząć właśnie od modułu fakturowania i sprawdzić, jak działa w Twoim przypadku.
Jeśli zastanawiasz się, czy to ma sens w Twojej firmie skontaktuj się z namiPokażemy Ci, jak wygląda to w praktyce i pomożemy podjąć decyzję.
Chcesz dowiedzieć się więcej o Odoo? Przeczytaj więcej o wdrożeniu Odoo lub sprawdź artykuł o ogólnych kosztach posiadania Odoo ERP.
