Od 2026 każdy przedsiębiorca w Polsce będzie musiał korzystać z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-faktur (od stycznia 2027 dla najmniejszych firm, czyli takich z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł i fakturami nieprzekraczającymi 450 zł). To oznacza:
- koniec faktur PDF wysyłanych mailem
- koniec wystawiania faktur „u siebie”
Żeby faktura była ważna, będzie musiała przejść przez system Ministerstwa Finansów.
Brzmi poważnie? Bo jest.
Ale przejście na taki system wcale nie musi być czymś strasznym czy uciążliwym. Wręcz przeciwnie – Ministerstwo Finansów nie robi tego, żeby uprzykrzyć nam życie. Celem tego jest, żeby wszystko działało lepiej.
Ale w tym artykule nie o tym, czym jest KSeF (o tym możesz przeczytać w this article).
Tutaj skupimy się na tym, jak Ty i Twoja firma powinniście przygotować się na te zmiany, żeby nie obudzić się w styczniu z dużym problemem.
Oto 5 rzeczy, które dobrym pomysłem byłoby zrobić już teraz, bez czekania na ostatni moment:
1. Sprawdź, czy Twój system fakturowania obsługuje KSeF
Używasz jakiegoś systemu, gdzie wrzucasz faktury? Coś dedykowanego do faktur albo może jakiś system ERP?
Dobrze jest sprawdzić, czy ten system jest (lub będzie) współpracował z KSeF. Żeby faktura mogła przejść przez system Ministerstwa Finansów, musi być w odpowiednim formacie XML i zawierać wszystkie obowiązkowe pola. System dobrze działający razem z KSeF i e-fakturami automatycznie wykryje, czy faktura jest poprawna do wysyłki. W niektórych systemach może być potrzebna zewnętrzna integracja.
Jak to zrobić?
- Zaloguj się do swojego programu do faktur lub ERP.
- Sprawdź w dokumentacji lub skontaktuj się z dostawcą oprogramowania – zapytaj o integrację z KSeF.
- Upewnij się, że system generuje pliki XML zgodne z wymaganiami Ministerstwa.
- Zrób próbny eksport faktury do XML i sprawdź, czy przechodzi walidację w środowisku testowym KSeF.
2. Zadbaj o podpis lub pieczęć elektroniczną
Każda faktura w KSeF musi być wysłana przez użytkownika uprawnionego, a uprawnienia nadawane są na podstawie podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej:
- Osoby fizyczne (np. przedsiębiorcy jednoosobowi, pracownicy wystawiający faktury) mogą logować się i nadawać uprawnienia przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego.
- Osoby prawne (spółki) mogą dodatkowo używać pieczęci elektronicznej przypisanej do firmy – wtedy proces autoryzacji nie wymaga indywidualnego podpisywania każdej faktury przez pracownika.
Nie masz jeszcze podpisu? Możesz go załatwić online – np. przez Profil Zaufany.
Jak to zrobić?
- Sprawdź, czy masz już podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany.
- Jeśli nie, to wyrobisz go online u jednego z dostawców lub przez Profil Zaufany.
- Zadbaj, by osoby odpowiedzialne za fakturowanie też miały odpowiednie podpisy.
3. Nadaj odpowiednie uprawnienia
Samo posiadanie podpisu to nie wszystko. Trzeba jeszcze przypisać konkretne osoby (i systemy), które mogą wystawiać faktury w imieniu firmy w KSeF.
Zrobisz to przez e-Urząd Skarbowy.
Możesz też nadać token techniczny, czyli coś w rodzaju „przepustki” dla Twojego systemu ERP.
Jak to zrobić krok po kroku:
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego.
- Wybierz opcję nadania uprawnień w KSeF.
- Dodaj osoby lub systemy ERP jako uprawnione do wystawiania faktur.
- Wygeneruj token techniczny, jeśli Twój system ERP tego wymaga.
Token techniczny działa jak „przepustka” dla programu, Raz wygenerowany, pozwala wystawiać faktury bez każdorazowego podpisywania dokumentu.
💡Wskazówka: Jeśli w firmie faktury wystawia wiele osób, rozważ pieczęć elektroniczną przypisaną do firmy zamiast indywidualnych podpisów. Może to uprościć proces.
4. Przetestuj wysyłkę faktur
Dobra wiadomość! - Ministerstwo Finansów udostępni środowisko testowe 30 września, w którym będziesz mógł sprawdzić, czy Twoja faktura przechodzi walidację i czy system dobrze ją czyta.
Sprawdź to sam i przetestuj sposób, w jaki będziesz wysyłał faktury w przyszłości. Lepiej poprawiać błędy teraz na spokojnie, niż witać nowy rok ze stresem, bo nie da się wysyłać faktur :)
👉 Link do środowiska testowego znajdziesz tutaj
💡 Tip: Wskazówka: W testach używaj prawdziwych danych, ale zmień NIP na testowy (5250001009) – unikniesz wysłania faktycznej faktury do klienta.
5. Przeszkól zespół
O KSeF powinni wiedzieć nie tylko księgowi. Jeśli faktury wystawiają handlowcy, dział obsługi klienta czy produkcja, oni też muszą wiedzieć, jak wygląda nowy proces.
Warto przygotować prostą instrukcję, jak działa wystawianie faktur w nowym systemie, albo nawet krótki filmik instruktażowy.
Pamiętaj! Najwięcej błędów to te po stronie użytkownika
Co dalej?
Nieważne, czy korzystasz dziś z prostego programu do faktur, czy z rozbudowanego ERP – kluczem jest to, żeby Twój system był gotowy na integrację z KSeF. Jeśli okaże się, że obecne rozwiązanie tego nie zapewnia, może to dobry moment, żeby rozważyć zmianę na system, który obsłuży i KSeF, i inne procesy w firmie w jednym miejscu.
My w Solvti będziemy gotowi na ten moment, gdy on nadejdzie — już dziś pracujemy na modułem KSeF, który pozwoli w bajecznie prosty sposób wysyłać e-faktury do Ministerstwa. Chcesz dowiedzieć się o tym więcej? Umów się na krótkie spotkanie online.
