We wtorek odbył się webinar prowadzony przez przedstawicieli Odoo na temat rzadko używanych funkcji modułów HR, które usprawniają cały proces związany właśnie z HR.
Było tam powiedziane wiele niezwykle ciekawych rzeczy, ale tutaj chciałbym skupić się na 6 funkcjach, które szczególnie mogą wpłynąć pozytywnie na twoją pracę z HR w Odoo.
To rzeczy, które są już dostępne w systemie, ale często po prostu się ich nie używa, co jest bardzo dużą stratą dla hr-owców działających w Odoo. Naprawdę - takie perełki, jakie można tam znaleźć sprawią, że pokochasz Odoo na nowo!
1. Rekrutacja przez polecenia - moduł Referrals
Zamiast wrzucać ogłoszenia na portalach, możesz zaangażować zespół w rekrutację.
Odoo stworzyło to w taki sposób, że przypomina to grę komputerową:
- Użytkownicy mogą polecić kandydatów i zdobywać punkty.
- Możliwość dzielenia się ofertami pracy przez WhatsApp, LinkedIn itp.
- System śledzi, kto kogo polecił i przyznaje punkty.
- Punkty za udane rekrutacje można wymieniać na nagrody w Odoo np. bony zakupowe.
- Motywacja pracowników do aktywnego udziału w procesie rekrutacyjnym.
Nowi kandydaci sami się znajdują - czy to nie brzmi jak sen każdego HR’owca? 😄
Ciekawe jest to, że Odoo przygotowało nawet interfejs z naszym własnym bohaterem! Zobaczcie sami:
2. Automatyczny onboarding, czyli zadania, które same się przypisują
Nowa osoba w zespole to zawsze dużo rzeczy do ogarnięcia: umowa, sprzęt, szkolenia, dokumenty…
A wiedziałeś, że w Odoo możesz to wszystko zorganizować raz, a potem odpalać jednym kliknięciem?
W module Employees da się z góry ustawić tzw. onboarding plan, czyli listę zadań przypisaną do konkretnego stanowiska (np. "Developer onboarding"). Co się wtedy dzieje?
- System sam przypisuje zadania odpowiednim osobom: HR, managerowi, IT.
- Nowy pracownik widzi swoją listę rzeczy do zrobienia i może je odhaczać.
- Każdy widzi, na jakim etapie jest cały proces – bez wysyłania maili typu "czy laptop już zamówiony?".
- Można dodać też automatyczne wysyłanie dokumentów do podpisu (np. NDA), które trafiają prosto do systemu po podpisaniu.
Prosta konfiguracja i duża oszczędność czasu.
3. Rozliczanie wydatków przez maila
Kto pracuje w HR, ten wie, jak bardzo potrafi zmęczyć zbieranie, weryfikowanie i przekazywanie paragonów z delegacji czy spotkań służbowych. A teraz wyobraź sobie, że pracownik po prostu robi zdjęcie paragonu i… wysyła go mailem. I to wszystko.
W Odoo działa to tak:
- Każdy pracownik może wysłać maila z załączonym paragonem na specjalny adres.
- System automatycznie tworzy raport wydatków i wyciąga kluczowe informacje za pomocą OCR - kwotę, datę, kategorię
- Wystarczy wybrać kategorię wydatku i kliknąć „Wyślij”.
- Menedżer zatwierdza, księgowość nie musi nic przepisywać ręcznie.
- Wpis księgowy tworzy się automatycznie i trafia od razu do systemu finansowego.
Brzmi jak magia, ale to po prostu dobrze wykorzystana automatyzacja. A chyba najlepsze z tego wszystkiego jest to, że to wszystko dzieje w obrębie jednego systemu - z tego właśnie słynie Odoo.
4. Śledzenie rozwoju i umiejętności
Czy wiesz, że w Odoo możesz nie tylko zapisywać umiejętności pracowników, ale też śledzić, jak się rozwijają?
W module Employees możesz:
- Przypisywać konkretne umiejętności (np. „Python – poziom: średni”).
- Aktualizować poziom po szkoleniach lub rozmowach rozwojowych.
- Dodawać oceny okresowe w module Appraisals, które są połączone z profilem pracownika.
- Monitorować postęp i przygotować podstawę pod awans, szkolenie lub zmianę roli.
Dzięki temu nie musisz zgadywać, kto „dobrze sobie radzi”, ale masz konkretne dane, widoczne w jednym miejscu.
5. Z Accrual plans możesz zapomnieć o zmianie dni urlopów razem z stażem
Nie ma potrzeby ręcznego dostosowywania dni urlopu, gdy pracownicy osiągają kamienie milowe stażu pracy. Prosta konfiguracja i ogromna oszczędność czasu.
W Odoo ustawiasz raz tzw. accrual plan i system robi resztę za ciebie – sam aktualizuje limity urlopowe po 2, 5 czy 10 latach pracy.
- Tworzysz plan, np. +1 dzień po 2 latach, +2 dni po 5.
- Odoo automatycznie dodaje te dni każdemu pracownikowi, gdy osiągnie staż.
- Nie musisz nic przeliczać. Wszystko dzieje się w tle.
Mała rzecz, a oszczędza czas i chyba najważniejsze – nie wyskoczy Ci to przy innych zadaniach.