Od lutego 2026 roku, w Polsce obowiązkowe będzie e-fakturowanie. Zebraliśmy ogólne informacje na ten temat, żeby nasi klienci działający w Polsce i wszyscy odwiedzający blog Solvti byli dobrze przygotowani do tematu KSeF. Kiedy czytam i słucham o KSeFie, to odnoszę wrażenie, że niewiele osób ma pozytywne opinie na jego temat :) Sam cieszę się, że jako Polska dążymy w kierunku cyfryzacji i jesteśmy jednym z pierwszych krajów w Europie (po Włochach), który wdraża elektroniczne fakturowanie na taką skalę. Generalnie e-fakturowanie to trend, który występuje na całym świecie i kilka krajów już wdrożyło go w jakimś zakresie, a kolejne ogłosiły prace nad jakąś wersją e-fakturowania.
Wdrożenie KSeF to element szerszej Strategii Cyfryzacji Polski. KSeF działa już od 2022 roku, ale tylko dla chętnych. Termin jego obowiązkowego wdrożenia był kilka razy przesuwany, a na dzień dzisiejszy wygląda, że aktualny termin nie będzie już zmieniony (o terminie niżej w artykule).
Co to jest i jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma informatyczna, która umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur w formie ustrukturyzowanej (format XML).
W praktyce oznacza to, że zamiast wysyłać faktury bezpośrednio do klientów, będziemy je przesyłać przez centralny system państwowy, który nadaje im unikalny identyfikator i zapewnia ich autentyczność. Wystarczy wysłać faktury do KSeFu, a można uznać ją za dostarczoną. Zawsze można będzie dodatkowo wysłać fakturę mailem (co pewnie będzie powszechną praktyką w okresie przejściowym), ale żeby uznać fakturę za dostarczoną, wystarczy w teorii wysłać ją do KSeFu.
Każda faktura otrzyma więc unikalny numer składający się z następujących elementów:
Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/media/p4mpdzx1/opis-elementow-numeru_ksef.pdf
A więc e-Faktura to w praktyce:
- Plik XML według struktury FA(3)
- Numer KSeF.
Jak wygląda model KSeF:
Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/media/3qjni3jo/ksef_prezentacja_grudzien_2023_ver_2_2.pdf
Kiedy KSeF wchodzi w życie?
Aktualny harmonogram wygląda następująco:
- 1 lutego 2026 roku – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln złotych
- 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców
- 1 stycznia 2027 roku – dla "podatników wykluczonych cyfrowo" (faktury do 450 zł, sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie)
Oznacza to, że mamy już mniej niż rok na przygotowanie się do korzystania z KSeF.
Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF obejmie wszystkie faktury w relacjach B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce. Nie ma więc znaczenia forma prawna, ani obrót - jeżeli Sprzedawca i Odbiorca są podatnikami VAT i są zarejestrowani w Polsce, to muszą wymieniać się fakturami przez KSeF.
Cele i korzyści KSeF
Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że głównym celem jest zmniejszenie pracy administracyjnej i uszczelnienie systemu VAT. Centralizacja fakturowania ma pomóc w walce z oszustwami podatkowymi. Różne osoby mają w Polsce różne opinie na ten temat, ale na jakie kwoty firmy oszukują, wystawiając "puste" faktury w ostatnich latach, cieszę się, że KSeF przyniesie więcej transparentności w obiegu faktur w Polsce.
Dla przedsiębiorców system ma przynieść kilka korzyści:
- Przyspieszony zwrot VAT (40 dni zamiast standardowych terminów)
- Automatyzację procesów księgowych
- Pełną kontrolę nad obiegiem faktur
- Bezpieczeństwo dokumentów dzięki centralnemu repozytorium (np. nie będzie trzeba już archiwizować faktur)
Roadmapa
Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowy harmonogram przygotowań (https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur--plan-wdrozenia):
- Czerwiec 2025 – udostępnienie informacji o KSeF 2.0, struktury logicznej FA(3) i dokumentacji API
- Wrzesień 2025 – rozpoczęcie testów nowego API dla integratorów i dużych firm. W okolicy tej daty zapewne Solvti rozpocznie też testy KSeFu w Odoo.
- Listopad 2025 – udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 dla wszystkich
- Do końca 2026 roku obowiązywać będą przepisy przejściowe – bez kar za błędy w systemie i z możliwością korzystania z faktur z kasy fiskalnej.
KSeF a europejskie regulacje
Warto wiedzieć, że KSeF to rozwiązanie stricte polskie. Chociaż Unia Europejska pracuje nad własnym systemem VAT in the Digital Age (ViDA), który ma wejść w życie między 2030 a 2035 rokiem, Ministerstwo Finansów zapewnia, że wdrożenie ViDA nie wpłynie znacząco na działanie KSeF. Ale trwają prace / konsultacje nad integracją KSeFu z ViDA i miejmy nadzieję, że nie będziemy musieli w Polsce wysyłać faktur zarówno do KSeFu jak i jakichś serwerów ViDA w przyszłości :)
Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ oraz https://ikidp.pl/blog/czy-wdrozenie-pakietu-vida-wplynie-na-funkcjonowanie-ksef/
KSeF a Peppol (PEF)
Równolegle do KSeFu, w sektorze zamówień publicznych (B2G), Polska korzysta z platformy PEF, która działa w ramach europejskiej sieci Peppol. Peppol jest standardem umożliwiającym wymianę e-faktur zgodnych z normą EN 16931 i jest częścią standardu Odoo. Korzystanie z platformy PEF jest obowiązkowe jeżeli fakturujemy administrację publiczną.
Po wdrożeniu obowiązkowego KSeF, nawet firmy korzystające aktualnie z Peppol będą musiały finalnie przesyłać swoje e-faktury do KSeF.
Źródło: https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/eInvoicing+in+Poland
Podsumowanie
KSeF to nieunikniona przyszłość polskiego fakturowania. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się kolejnym biurokratycznym utrudnieniem, w rzeczywistości oferuje realną szansę na usprawnienie procesów księgowych - szczególnie po okresie przejściowym. My w Solvti zaczniemy korzystać w KSeFu w Odoo już w tym roku, żeby na własnej skórze wszystko mieć już przetestowane. W przyszłych miesiącach będziemy też publikować więcej informacji o tym, jak KSeF będzie działać w Odoo, więc zapraszamy do zapisania się do newslettera.
Więcej informacji znajdziesz na oficjalnych stronach:
- Krajowy System e-Faktur: https://ksef.podatki.gov.pl/ w szczególności sprawdź
- Portal Biznes.goc.plhttps://biznes.gov.pl/pl/portal/004651
- O KSeFie na stronie Komisji Europejskiej https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/eInvoicing+in+Poland
