I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Solvti Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Strzegomskiej 42Ab, 53-611 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000904919, posiadającą NIP 8943167485 oraz REGON 388666333, dalej jako: „Administrator” lub „Spółka”.

2. Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w związku z:

   1. korzystaniem ze strony internetowej Administratora,
   2. kontaktem z Administratorem, w tym za pośrednictwem formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej, telefonu oraz mediów społecznościowych,
   3. nawiązywaniem i utrzymywaniem relacji biznesowych z klientami, kontrahentami i partnerami,
   4. zawieraniem i wykonywaniem umów,
   5. działaniami marketingowymi i sprzedażowymi prowadzonymi przez Administratora.
3. Administratorem danych osobowych jest Solvti Sp. z o.o..
4. Kontakt z Administratorem jest możliwy:  
5. pisemnie – na adres siedziby wskazany powyżej,  
6. drogą elektroniczną – na adres e-mail: office@solvti.com  
7. Jeżeli Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, informacja o tym wraz z danymi kontaktowymi zostanie podana na stronie internetowej lub w odrębnej informacji kierowanej do osób, których dane dotyczą.
8. Administrator dokłada należytej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane dane są:
9. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty,
10. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach,
11. adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów ich przetwarzania,
12. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,
13. przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania,
14. zabezpieczone przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

II. DEFINICJE

Na potrzeby niniejszej Polityki prywatności przyjmuje się, że:

1. Dane osobowe – oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej;
2. RODO – oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
3. Użytkownik – oznacza każdą osobę odwiedzającą stronę internetową Administratora lub kontaktującą się z Administratorem;
4. Klient – oznacza osobę fizyczną, osobę działającą w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, która korzysta z usług Administratora lub jest zainteresowana ich nabyciem;
5. Kontrahent – oznacza podmiot współpracujący z Administratorem, w tym dostawcę, partnera biznesowego albo jego przedstawiciela;
6. Strona internetowa – oznacza serwis internetowy prowadzony przez Administratora oraz jego podstrony.

III.  Kategorie osób, których dane dotyczą

1. Administrator może przetwarzać dane osobowe następujących kategorii osób:

   1. użytkowników odwiedzających stronę internetową;
   2. osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub innych środków komunikacji;
   3. osób reprezentujących klientów, kontrahentów, partnerów biznesowych i dostawców;
   4. osób wskazanych przez klientów lub kontrahentów jako osoby kontaktowe;
   5. klientów będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą;
   6. potencjalnych klientów zainteresowanych ofertą Administratora;
   7. osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji handlowych lub marketingowych, jeżeli Administrator prowadzi takie działania.

IV.  Zakres przetwarzanych danych

1. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe:

   1. imię i nazwisko,  
   2. stanowisko służbowe;
   3. nazwę firmy lub organizacji;
   4. adres e-mail;
   5. numer telefonu;
   6. adres korespondencyjny lub adres prowadzenia działalności;
   7. dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, w tym NIP, jeżeli dotyczy;
   8. treść wiadomości, zapytania lub korespondencji;
   9. dane dotyczące współpracy handlowej, zamówień, ustaleń kontraktowych i rozliczeń;
   10. dane zawarte w dokumentach przekazywanych Administratorowi w związku z prowadzoną współpracą lub zapytaniem ofertowym.

2. W związku z korzystaniem ze strony internetowej Administrator może przetwarzać również dane eksploatacyjne i techniczne, takie jak:

   1. 1. adres IP;
      2. przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP;
      3. data i godzina wizyty;
      4. informacje o urządzeniu końcowym i systemie operacyjnym;
      5. informacje o przeglądarce internetowej,logi serwera;
      6. informacje o aktywności na stronie internetowej.

3. Zakres danych przetwarzanych przez Administratora zależy od celu przetwarzania oraz sposobu, w jaki dana osoba wchodzi w relację z Administratorem.

V.  ŹRÓDŁA POZYSKIWANIA DANYCH

1.Dane osobowe Administrator pozyskuje bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w szczególności poprzez:

1. 1. formularze kontaktowe;
   2. kontakt e-mailowy;
   3. kontakt telefoniczny;
   4. spotkania biznesowe;
   5. zawieranie i wykonywanie umów.

Bez stosowania tych cookies korzystanie z niektórych funkcji strony może być niemożliwe lub utrudnione.

2. Dane osobowe mogą być również pozyskiwane pośrednio, w szczególności:

1. od pracodawcy, zleceniodawcy lub podmiotu, który dana osoba reprezentuje;
2. od klientów, kontrahentów lub partnerów biznesowych, którzy wskazują określoną osobę jako osobę kontaktową lub osobę odpowiedzialną za realizację współpracy;
3. z publicznie dostępnych rejestrów, stron internetowych lub baz danych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą;
4. z innych źródeł zgodnych z prawem.

3. Analytical and statistical cookies

W przypadku danych pozyskiwanych nie bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, Administrator przetwarza zazwyczaj dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz dane dotyczące funkcji lub relacji zawodowej tej osoby.

VI. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. Kontakt i obsługa zapytań

W celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość, zapytanie ofertowe, prośbę o kontakt lub inne zgłoszenie przesłane do Administratora.

Podstawą prawną przetwarzania jest:  

1. 1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli działania podejmowane są na żądanie osoby przed zawarciem umowy,
   2. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze kierowanych do niego zapytań.

2. Przedstawienie oferty i prowadzenie procesu sprzedażowego

W celu przygotowania oferty, wyceny, prezentacji usług, prowadzenia rozmów handlowych, negocjacji warunków współpracy oraz utrzymywania relacji z potencjalnymi klientami.

Podstawą prawną przetwarzania jest:  

1. 1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie działań zmierzających do zawarcia umowy,
   2. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na rozwoju działalności gospodarczej i utrzymywaniu relacji biznesowych.

3. Zawarcie i wykonanie umowy

W celu zawarcia, realizacji, rozliczenia, bieżącej obsługi oraz zakończenia umowy zawartej z klientem, kontrahentem lub partnerem biznesowym.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4. Wykonanie obowiązków prawnych

W celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa podatkowego, rachunkowego, przepisów dotyczących archiwizacji, dochodzenia roszczeń, rozpatrywania reklamacji lub wykonywania obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

W celu ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami związanymi z prowadzoną działalnością, zawartymi umowami lub innymi relacjami biznesowymi.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Marketing bezpośredni własnych usług

W celu prowadzenia marketingu bezpośredniego dotyczącego własnych usług i działalności Administratora, w tym kontaktu z potencjalnymi klientami, przedstawiania informacji o ofercie lub utrzymywania relacji handlowych.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a jeżeli odrębne przepisy wymagają uzyskania zgody na określoną formę komunikacji – również zgoda wyrażona przez osobę, której dane dotyczą.

7. Wysyłka informacji handlowych lub materiałów marketingowych

Jeżeli Administrator prowadzi newsletter, mailing marketingowy lub inną formę komunikacji marketingowej wymagającą zgody, dane osobowe są przetwarzane w celu wysyłki takich treści.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda osoby, której dane dotyczą.

8. Zapewnienie bezpieczeństwa, administrowania i prawidłowego działania strony internetowej

W celu zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych, wykrywania nadużyć, zapobiegania incydentom, tworzenia kopii zapasowych, diagnostyki błędów oraz administrowania stroną internetową.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

9. Analiza współpracy i organizacji relacji biznesowych

W celu organizacji współpracy z klientami, dostawcami i partnerami, w tym zarządzania relacjami, obiegiem dokumentów, ustaleniami roboczymi oraz komunikacją pomiędzy stronami.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli Administrator przetwarza dane osobowe szczególnych kategorii, odbywa się to wyłącznie w przypadkach dopuszczonych prawem i przy spełnieniu przesłanek określonych w przepisach RODO. 

Co do zasady Administrator nie oczekuje przekazywania takich danych za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub zwykłej korespondencji. 

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w zależności od sytuacji może być konieczne dla:

a. uzyskania odpowiedzi na zapytanie,

b. otrzymania oferty,

c. zawarcia lub wykonania umowy,

d. realizacji obowiązków prawnych.

Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości podjęcia kontaktu, przygotowania oferty, zawarcia umowy lub realizacji określonych czynności.

VII. DANE OSÓB REPREZENTUJĄCYCH KLIENTÓW

1. Administrator może przetwarzać dane osobowe osób działających w imieniu klientów, kontrahentów, dostawców i partnerów biznesowych, w tym członków organów, pełnomocników, pracowników i współpracowników wskazanych do kontaktu lub realizacji współpracy.

2. Zakres tych danych może obejmować w szczególności:

   1. imię i nazwisko,  
   2. stanowisko
   3. miejsce zatrudnienia lub nazwę podmiotu reprezentowanego,
   4. służbowe dane kontaktowe,
   5. dane zawarte w korespondencji i dokumentach związanych ze współpracą.

3. Dane te są przetwarzane w celu:

   1. nawiązania i utrzymywania relacji biznesowej,
   2. zawarcia i wykonania umowy,
   3. weryfikacji uprawnień do reprezentacji,
   4. realizacji bieżącego kontaktu operacyjnego,
   5. zabezpieczenia roszczeń.
4. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w odpowiednim zakresie również art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO.

VIII. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania.

2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

   1. podmioty świadczące usługi hostingowe, serwerowe, chmurowe i infrastrukturalne,
   2. dostawcy narzędzi informatycznych, systemów pocztowych, systemów CRM, ERP, helpdesk, komunikacyjnych i analitycznych,
   3. podmioty świadczące usługi programistyczne, wdrożeniowe, serwisowe, administracyjne lub wsparcia IT,
   4. dostawcy usług księgowych, audytowych, prawnych, windykacyjnych i doradczych,
   5. operatorzy pocztowi i kurierzy,
   6. banki, operatorzy płatności lub instytucje finansowe – jeżeli jest to związane z realizacją rozliczeń,
   7. podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
3. Jeżeli odbiorca danych przetwarza dane w imieniu Administratora, odbywa się to na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych lub innego właściwego instrumentu prawnego.
4. Administrator nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim do ich własnych celów, chyba że istnieje do tego podstawa prawna albo osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę.

IX. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

1. Co do zasady Administrator przetwarza dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. W związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych lub usług dostawców technologicznych może dojść do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
3. W takim przypadku Administrator zapewnia, aby przekazywanie danych odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie: 
   a. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
   b. standardowych klauzul umownych,
   c. innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO.
4. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać dodatkowe informacje o stosowanych zabezpieczeniach, kontaktując się z Administratorem.

X. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa albo niezbędny do zabezpieczenia roszczeń.

2. W szczególności:

   1. dane związane z obsługą zapytań i korespondencji – przez czas prowadzenia korespondencji oraz przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu i obsługi sprawy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
   2. dane przetwarzane na potrzeby ofertowania i działań przedsprzedażowych – przez okres prowadzenia rozmów handlowych, a następnie przez czas uzasadniony potrzebą dokumentowania kontaktów i zabezpieczenia roszczeń;
   3. dane związane z zawarciem i wykonywaniem umowy – przez czas obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa i niezbędny do dochodzenia albo obrony przed roszczeniami;
   4. dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres wymagany przepisami prawa;
   5. dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody lub ustania celu, dla którego zgoda została udzielona;
   6. dane techniczne i eksploatacyjne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki, analizy działania systemów i administrowania stroną.
3. Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa.

XI. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w przypadkach przewidzianych prawem – prawo do:

   1. dostępu do danych osobowych,
   2. sprostowania danych,
   3. usunięcia danych,
   4. ograniczenia przetwarzania,
   5. przenoszenia danych,
   6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
   7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
   8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. W celu wykonania swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.
3. Administrator może zweryfikować tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli jest to niezbędne do prawidłowej realizacji wniosku i ochrony danych przed nieuprawnionym ujawnieniem.
4. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie przewidzianym przez obowiązujące przepisy prawa.

XII. Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych

1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

2. W niektórych przypadkach podanie danych może być jednak konieczne do:

   1. udzielenia odpowiedzi na wiadomość,
   2. przygotowania oferty lub przeprowadzenia procesu sprzedażowego,
   3. zawarcia i wykonania umowy,
   4. wystawienia dokumentów księgowych,
   5. realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.
3. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, nie poda wymaganych danych, skutkiem może być brak możliwości realizacji wskazanego celu.

XIII. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

1. Dane osobowe nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.
2. Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi wspierających analitykę, marketing lub organizację procesu sprzedaży, może dochodzić do ograniczonego profilowania, polegającego na analizie aktywności, zainteresowania ofertą lub historii kontaktu, jednak nie prowadzi to do podejmowania wobec danej osoby decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany w rozumieniu RODO.
3. Jeżeli charakter przetwarzania ulegnie zmianie, Administrator odpowiednio zaktualizuje niniejszą Politykę prywatności.

XIV. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.
2. Środki te są dobierane z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia, charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
3. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora lub podmioty działające na jego zlecenie, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

XV. DANE ZWIĄZANE Z KORZYSTANIEM ZE STRONY INTERNETOWEJ

1. Korzystanie ze strony internetowej może wiązać się z przetwarzaniem danych technicznych i eksploatacyjnych, w tym danych zapisywanych w logach serwera.

2. Dane te są wykorzystywane w szczególności do:

   1. zapewnienia prawidłowego działania strony,
   2. zapewnienia bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć,
   3. diagnozowania problemów technicznych,
   4. administrowania serwisem.
3. Szczegółowe zasady dotyczące plików cookies i podobnych technologii zostały opisane w odrębnym dokumencie: Polityka plików cookies.

XVI. LINKI DO INNYCH STRON I USŁUG ZEWNĘTRZNYCH

1. Strona internetowa Administratora może zawierać odnośniki do stron internetowych lub usług podmiotów trzecich.
2. Niniejsza Polityka prywatności nie ma zastosowania do zasad przetwarzania danych przez podmioty trzecie, które prowadzą własne serwisy internetowe lub usługi.
3. Administrator rekomenduje zapoznanie się z politykami prywatności tych podmiotów przed skorzystaniem z ich usług lub przekazaniem im danych osobowych.

XVII.  ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

1. Administrator może dokonywać zmian niniejszej Polityki prywatności w szczególności w przypadku:

   1. zmiany przepisów prawa,  
   2. zmiany sposobów przetwarzania danych,
   3. wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych lub organizacyjnych,
   4. zmiany zakresu świadczonych usług lub funkcjonalności strony internetowej.
2. Zmiana Polityki prywatności staje się skuteczna z dniem jej opublikowania, chyba że z treści zmienionej wersji wynika inaczej.  
3. Zmiana Polityki prywatności staje się skuteczna z dniem jej opublikowania, chyba że z treści zmienionej wersji wynika inaczej.  
4. Każda zmiana Polityki Prywatności wchodzi w życie z dniem jej opublikowania, chyba że w zmienionej wersji wskazano inaczej.

XVIII. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania.
2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

XVI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejsza Polityka prywatności ma charakter informacyjny.

2.W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności zastosowanie mają właściwe przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych.

2.W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych przez Administratora należy kontaktować się z Administratorem przy użyciu danych kontaktowych wskazanych powyżej.