Klient składa zamówienie przez sklep internetowy. Inne pochodzi od sprzedawcy. Trzecie przychodzi mailem. Zespół sprzedaży widzi jeden status, magazyn inny, podczas gdy księgowość czeka na informacje potrzebne do wystawienia faktury. To tutaj przetwarzanie zamówień staje się problemem. Nie dlatego, że jest zbyt wiele zamówień, ale dlatego, że każde z nich przemieszcza się między ludźmi i systemami. Oddzielny system zarządzania zamówieniami może połączyć te procesy. Ale ERP może zrobić to samo w wielu przypadkach. Pytanie brzmi, które podejście pasuje do sposobu, w jaki działa Twoja firma?
Dlaczego zarządzanie zamówieniami staje się trudniejsze w miarę rozwoju firmy?
Mała firma może poradzić sobie z zaskakującą ilością pracy ręcznej. Ktoś przepisuje zamówienie z maila do arkusza kalkulacyjnego, wysyła szczegóły do magazynu, a później przekazuje je do księgowości. W miarę wzrostu te same dane mogą być wprowadzane kilka razy. Informacje o stanie magazynowym mogą stać się nieaktualne, podczas gdy pracownicy spędzają czas na sprawdzaniu, która wersja zamówienia jest poprawna. Problem nie polega tylko na liczbie zamówień. Chodzi o liczbę przekazań.
Co może zrobić oprogramowanie do zarządzania zamówieniami?
O oprogramowaniu do zarządzania zamówieniami rozwiązanie koncentruje się na cyklu życia zamówienia. W zależności od systemu, może zbierać zamówienia z różnych kanałów sprzedaży, zarządzać statusami, wspierać zasady realizacji i łączyć informacje o zapasach i dostawach. To jest przydatne dla firm sprzedających przez kilka kanałów, gdzie sklep internetowy, rynki i przedstawiciele handlowi generują zamówienia z różnymi zasadami realizacji. Specjalistyczny OMS może zapewnić jedno miejsce do ich koordynacji. Ale niekoniecznie zastępuje inne systemy. Zapasy muszą być nadal zarządzane w WMS, informacje o klientach w CRM, a fakturowanie gdzie indziej. Te systemy muszą następnie wymieniać dane. Dodanie OMS może zatem rozwiązać jeden problem, tworząc inny: więcej integracji do utrzymania.
Czy Twój ERP mógłby zamiast tego obsługiwać zarządzanie zamówieniami?
Dla niektórych firm prostszą odpowiedzią jest zarządzanie zamówieniami w ramach ERP. W Odoo, na przykład, sprzedaż może być połączona z procesami zapasów i fakturowania, w zależności od modułów i konfiguracji. Zamówienie może pozostać częścią jednego przepływu pracy zamiast być przekazywane między aplikacjami. To może zmniejszyć ręczne przekazywanie i dać zespołom dostęp do tych samych informacji. Oznacza to również, że system zarządzania zamówieniami i ERP nie zawsze są konkurencyjnymi rozwiązaniami. ERP może pokryć wiele funkcji, których firmy szukają w oprogramowaniu do zarządzania zamówieniami. Możesz dowiedzieć się więcej o systemach ERP i Odoo przed porównaniem obu podejść.W obrębie ERP, Sprzedaż, Zapasy, CRM i Fakturowanie już dzielą jeden system. Oddzielny OMS musi synchronizować się z każdym z nich.
W obrębie ERP, Sprzedaż, Zapasy, CRM i Fakturowanie już dzielą jeden system. Oddzielny OMS musi synchronizować się z każdym z nich.
Kiedy sensowne jest posiadanie oddzielnego systemu zarządzania zamówieniami?
Oddzielny OMS może być dobrym rozwiązaniem, gdy zarządzanie zamówieniami jest bardzo skomplikowane. Na przykład, firma może sprzedawać przez wiele kanałów, stosować różne zasady realizacji lub już mieć dojrzały ERP, który dobrze działa w finansach i operacjach, ale brakuje mu wymaganych przepływów zamówień. Może to również mieć sens, gdy wymiana istniejących systemów spowodowałaby więcej zakłóceń niż wartości. Jeśli jedynym powodem dodania OMS jest to, że firma ma więcej zamówień, inna aplikacja może nie być najlepszym rozwiązaniem.
Kiedy zarządzanie zamówieniami oparte na ERP jest lepsze?
Podejście ERP pasuje, gdy zamówienie wprowadzone przez kogoś w sprzedaży jest tym samym zamówieniem, przeciwko któremu rezerwuje zapasy magazyn i wystawia faktury, bez potrzeby kopiowania go do drugiego systemu, aby tam dotrzeć.
Dla większości rozwijających się firm, jeden system do skonfigurowania jest prostszy do utrzymania niż trzy, które muszą być w synchronizacji.
Oto co się zmienia, gdy zamówienie pozostaje na jednym rekordzie, a nie trzech:
| Zarządzanie zamówieniami w ERP
| Oddzielny OMS
|
| Gdzie znajduje się rekord zamówienia
| Ten sam rekord używany przez sprzedaż, magazyn i fakturowanie
| Własna baza danych, oddzielna od zapasów i faktur
|
| Inne systemy, które muszą być w synchronizacji
| Żaden, to już jeden system
| Kilka: ERP, CRM oraz fakturowanie lub księgowość
|
| Co się dzieje, gdy zmienia się stan magazynowy
| Aktualizacje zapasów w tym samym zamówieniu, w tej samej transakcji
| OMS pokazuje nowy poziom, gdy system magazynowy zgłasza to z powrotem
|
| Generowanie faktury
| Faktura jest generowana bezpośrednio z tego samego zamówienia sprzedaży
| Status zamówienia jest przekazywany do księgowości lub ERP, aby go utworzyć
|
| Najlepiej pasuje, gdy
| Zwykle czystszy wybór - sprzedaż, zapasy i fakturowanie już działają w jednym miejscu
| Realizacja zamówienia sama w sobie jest skomplikowana: wiele kanałów, różne zasady dla każdego kanału
|
Ale zanim wybierzesz którąkolwiek z dróg, przyjrzyj się, jak jedno prawdziwe zamówienie porusza się przez twoją firmę dzisiaj. Oprogramowanie powinno wspierać ten proces, a nie go definiować.
Co powinieneś sprawdzić przed wyborem?
Weź jedno prawdziwe zamówienie i śledź je od początku do końca.
- Gdzie przybywa?
- Kto je wprowadza?
- Gdzie sprawdzane są zapasy?
- Jak magazyn otrzymuje informacje?
- Co wyzwala realizację?
- Kiedy księgowość otrzymuje dane potrzebne do fakturowania?
Szukaj miejsc, w których pracownicy kopiują informacje, czekają na inny zespół lub ręcznie sprawdzają, czy dane są nadal poprawne. Możesz odkryć, że firma nie potrzebuje oddzielnego systemu zarządzania zamówieniami. Prawdziwym problemem może być to, jak istniejące narzędzia są połączone lub jak zaprojektowano proces.
Oddzielny OMS ma sens, gdy realizacja zamówienia jest wystarczająco skomplikowana, aby uzasadnić specjalistyczny system. Dla rozwijającej się firmy zmagającej się z rozłącznymi narzędziami sprzedaży, zapasów i fakturowania, ERP może oferować prostszy sposób na połączenie procesu.
Właściwy wybór zaczyna się od przepływu pracy, a nie kategorii oprogramowania.
Jeśli twoja firma przerosła arkusze kalkulacyjne i rozłączone narzędzia, usługi ERP Odoo firmy Solvti może pomóc ocenić obecny proces i określić, co powinno być obsługiwane w ERP, a gdzie dodatkowe narzędzia mogą być uzasadnione.
GOTOWY NA NASTĘPNY KROK?
Wdrożmy ERP w Twojej firmie
Solvti to polska Partner Odoo która opiera swoje wdrożenia na zrozumieniu biznesu i jego rzeczywistych potrzeb. Porozmawiajmy o Twoich potrzebach.
Porozmawiajmy
Youtube LinkedIn
Możesz skontaktować się z Solvti aby omówić swoją konfigurację.