BPMN to graficzny standard przedstawiania procesów biznesowych w organizacji.
Umożliwia wizualizację działań krok po kroku – od złożenia zamówienia, przez zatwierdzenie faktury, aż po wysyłkę towaru. Dzięki temu przejrzystemu odwzorowaniu firmy mogą łatwiej analizować, usprawniać i automatyzować swoje procesy.
Dlaczego BPMN ma znaczenie w biznesie?
W codziennej pracy wiele procesów przebiega nieformalnie - zależnie od osoby, działu czy sytuacji.
BPMN wprowadza porządek, pokazując dokładnie kto, co i kiedy robi oraz jaki jest efekt działań. To eliminuje niedomówienia między działami, usprawnia szkolenie nowych pracowników i pozwala szybko wykryć problemy.
Z perspektywy wdrożeń systemów ERP czy CRM istanowi mapę działań przeznaczonych do automatyzacji, co sprawia że implementacja przebiega sprawniej.
Jak działa BPMN w praktyce?
BPMN wykorzystuje proste symbole graficzne:
- Kółka - dla zdarzeń początkowych i końcowych
- Prostokąty - dla działań i zadań
- Romby - dla decyzji i rozgałęzień
Diagramy mogą być proste (zatwierdzenie urlopu) lub złożone (realizacja zamówienia z kontrolą dostępności).
Przykład procesu obsługi zamówień
- Klient składa zamówienie (zdarzenie początkowe)
- System sprawdza dostępność towaru (działanie)
- Jeśli towar dostępny - zamówienie trafia do realizacji
- Jeśli nie - generowany jest alert do działu zakupów
- Po realizacji następuje wystawienie faktury i aktualizacja magazynu
- Proces kończy się wysyłką (zdarzenie końcowe)
Taki diagram służy jako podstawa do wdrożenia procesu w systemie ERP.
Kiedy warto korzystać z BPMN?
- Procesy w firmie są niejasne lub każdy dział wykonuje je inaczej
- Planowane jest wdrożenie nowego systemu
- Chcemy zautomatyzować istniejące działania
- Trzeba przeszkolić nowych pracowników
- Zależy nam na optymalizacji działań
Zastosowania BPMN
- Dokumentowanie i standaryzacja procesów
- Identyfikacja nieefektywności i ich eliminacja
- Przygotowanie do automatyzacji z użyciem systemów ERP
- Ułatwienie komunikacji między IT a działami biznesowymi
- Tworzenie dokumentacji dla audytów i certyfikacji
Narzędzia do tworzenia BPMN
Diagramy można tworzyć w darmowych narzędziach online jak draw.io czy Bizagi Modeler, a także w edytorach wbudowanych w systemy ERP.
Warto jednak pamiętać, że im bardziej złożony proces, tym bardziej przyda się narzędzie, które umożliwia późniejsze przekształcenie diagramu w realny workflow w systemie ERP lub CRM.
FAQ
Co oznacza skrót BPMN?
BPMN to skrót od Business Process Model and Notation — standardu do graficznego modelowania procesów biznesowych
Czy BPMN jest trudne do nauczenia?
Nie. Podstawy BPMN można opanować w kilka godzin, a większość firm używa tylko niewielkiego zestawu symboli.
Jakie są najczęstsze błędy przy użyciu BPMN?
Zbyt duża szczegółowość, pomijanie istotnych decyzji lub brak konsultacji z osobami wykonującymi dany proces na co dzień.
Czy BPMN nadaje się tylko dla dużych firm?
Nie. Nawet jednoosobowa firma może skorzystać z BPMN do uporządkowania swoich działań i oszczędzenia czasu.
Czy BPMN można zintegrować z systemem ERP?
Tak. Diagramy BPMN często stanowią podstawę do budowy workflow w systemach ERP, np. Odoo, co przyspiesza wdrożenie i poprawia jego jakość.
