Co to jest digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania papierowych dokumentów w wersje cyfrowe poprzez skanowanie i zapis w formatach elektronicznych.
Obejmuje faktury, umowy, dokumenty kadrowe czy zamówienia, które po digitalizacji można przechowywać w systemach ERP czy w chmurze. Pozwala to firmom na szybszy dostęp do informacji, lepszą organizację i zmniejszenie ryzyka błędów.
Dlaczego digitalizacja ma znaczenie?
Tradycyjne przechowywanie dokumentów w segregatorach nie tylko zajmuje miejsce, ale także utrudnia dostęp do informacji i zwiększa ryzyko utraty danych. Digitalizacja umożliwia:
- Szybki dostęp do dokumentów z różnych lokalizacji
- Lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów
- Możliwość automatyzacji procesów akceptacji
- Bezpieczniejsze przechowywanie z funkcją backup
Jak przebiega proces digitalizacji?
- Skanowanie - dokumenty są skanowane za pomocą skanera biurowego lub urządzenia wielofunkcyjnego
- Przetwarzanie - pliki trafiają do systemu, gdzie OCR rozpoznaje tekst i automatycznie kategoryzuje dokumenty
- Workflow - dokument zostaje przypisany do odpowiedniego procesu (np. faktura trafia do akceptacji, następnie do księgowości)
- Archiwizacja - zatwierdzone dokumenty są przechowywane zgodnie z przepisami
Przykład praktyczny
Firma otrzymuje papierową fakturę od kontrahenta. Po zeskanowaniu OCR automatycznie rozpoznaje numer faktury, kwotę i kontrahenta. Dokument trafia do osoby odpowiedzialnej za akceptację, a po zatwierdzeniu do systemu finansowego. Cały proces zajmuje kilka minut bez ręcznego przepisywania danych.
Kiedy warto digitalizować?
Digitalizacja przynosi korzyści gdy:
- Firma przechowuje duże ilości dokumentów papierowych
- Potrzebny jest szybki dostęp do archiwów
- Procesy wymagają kilku etapów akceptacji
- Występuje ryzyko błędów przy ręcznym przepisywaniu
- Wymagana jest zgodność z normami prawnymi
Możliwości zdigitalizowanych dokumentów
Cyfrowe dokumenty można:
- Przeszukiwać po treści i metadanych
- Integrować z systemami ERP
- Automatyzować procesy zatwierdzania
- Udostępniać zdalnie pracownikom
- Zabezpieczać przez kontrolę dostępu i kopie zapasowe
Właściwie wdrożona digitalizacja może skrócić czas obsługi dokumentów nawet o 50%.
Wymagania techniczne
Digitalizację można rozpocząć od prostego skanowania i katalogowania w folderach sieciowych. Większe korzyści daje jednak integracja z:
- Systemami ERP(np., Odoo)
- Systemami DMS (Document Management Systems)
- Narzędziami OCR do rozpoznawania tekstu
FAQ
Co to jest digitalizacja dokumentów?
To proces przekształcania dokumentów papierowych w wersje elektroniczne, dostępne na komputerze lub w systemie.
Jakie dokumenty warto digitalizować?
Faktury, umowy, zamówienia, dokumenty kadrowe, raporty, korespondencję — czyli wszystkie dokumenty, które muszą być przechowywane, przekazywane lub analizowane.
Czy digitalizacja jest zgodna z RODO?
Tak, o ile dokumenty są przechowywane w systemie z odpowiednim poziomem zabezpieczeń — szyfrowaniem, kontrolą dostępu i archiwizacją.
Czy digitalizacja oznacza koniec papieru?
Nie zawsze. W wielu przypadkach oryginały papierowe nadal muszą być przechowywane (np. do celów podatkowych), ale digitalizacja pozwala na ich wygodne przetwarzanie i dostęp.
Ile kosztuje wdrożenie digitalizacji?
To zależy od skali — dla małych firm wystarczy prosty skaner i foldery sieciowe. Przy większych wdrożeniach można liczyć się z kosztem od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od systemu i integracji.
Co dalej?
Chcesz przyspieszyć pracę z dokumentami i ograniczyć papier w firmie? Sprawdź, jak digitalizacja może Ci w tym pomóc. Skontaktuj się z nami, żeby porozmawiać o rozwiązaniach dopasowanych do Twoich procesów.
