10 000 zamówień miesięcznie
Bez chaosu
zamówień / miesiąc
Wskaźnik dostaw na czas
Szybsze przetwarzanie zamówień
Kim jest Iris Galerie?
Iris Galerie to międzynarodowa firma specjalizująca się w personalizowanych produktach, które ukazują unikalne piękno ludzkiego oka, w tym w artystycznych wydrukach i grawerowanej biżuterii. Firma działa na rynkach międzynarodowych w modelu e-commerce i omnichannel, łącząc sprzedaż online z doświadczeniami klientów w punktach stacjonarnych. Jej polski oddział liczy około 48 pracowników.
Branża
E-commerce / Produkcja personalizowana
Skala
10 000+ zamówień miesięcznie
Rynek
Międzynarodowa sprzedaż na wielu rynkach na całym świecie, w tym sprzedaż online i stacjonarna
PUNKT WYJŚCIA
Wyzwanie: system istniał, ale nie działał dla nich
Iris Galerie już korzystało z Odoo. Technicznie system działał jednak niewystarczające wsparcie integratora oraz szybki rozwój firmy w jej pierwszych miesiącach działalności powodował trudności w pełnym wykorzystaniu możliwości Odoo
Produkcja zarządzana „w głowach pracowników” albo w plikach Excel.
Brak widoczności statusów zamówień w czasie rzeczywistym
Integracje z drukarkami i kurierami wymagały ręcznej obsługi
Błędy w wysyłkach i konieczność ich ręcznego korygowania
Brak polskojęzycznego wsparcia technicznego
Ograniczona możliwość dostosowania systemu do procesów firmy
Praca na działającym systemie — produkcja nie mogła zostać zatrzymana
Potrzeba konsolidacji narzędzi w jednym miejscu
WYZWANIA OPERACYJNE
PROBLEMY IMPLEMENTACYJNE
WYNIKI
Wyniki wdrożenia — co się zmieniło?
99%
Terminowość dostaw - kluczowy KPI omnichannel osiągnięty dzięki pełnej widoczności statusów i integracjom z kurierami.
>40%
Szybsze przetwarzanie zamówień dzięki zautomatyzowanej produkcji i procesom kurierskim, które wyeliminowały ręczne wąskie gardła.
~50%
Redukcja operacji ręcznych — mniej przepisywania danych, mniej zadań kopiuj-wklej między systemami i mniej interwencji ręcznych na każdym etapie.
3
Kluczowe procesy
usprawnione
Trzy krytyczne obszary
zautomatyzowane
przez Odoo -
eliminacja
ręcznych operacji
Zamówienia
Zautomatyzowany przepływ end-to-end - od złożenia zamówienia do planowania produkcji i wysyłki kuriera.
Integracje
Systemy druku i kurierzy zintegrowani w jednym hubie - brak potrzeby ręcznej synchronizacji lub przepisywania danych.
Reporting
Pełna widoczność danych sprzedażowych i logistycznych — wszystkie kluczowe wskaźniki w jednym miejscu, zawsze aktualne.
System jest otwarty, możemy go definiować pod nietypowe wymagania prodykcyjno-logistyczne
ZAKRES PROJEKTU
Co zrobiło Solvti?
Ten projekt nie był wdrożeniem Odoo od podstaw. Solvti przejęło istniejący system i systematycznie - przy zachowaniu ciągłości operacji bez zatrzymywania produkcji - odbudowało kluczowe obszary operacyjne.
Procesy produkcji i logistyki produkcji
Wdrożenie list materiałowych (BOM), centrów pracy, operacji produkcyjnych, kontroli jakości oraz śledzenia etapów produkcji. Każde zamówienie i produkt otrzymały widoczny status w systemie.
Faza 1
Faza 2
Integracje z systemami drukarskimi
Dostosowanie integracji z systemami druku obrazów i biżuterii (Esko / Mimaki Cloud) w celu spełnienia nowych wymagań produkcyjnych.
Faza 3
Faza 4
Faza 5
Integracje kurierskie - FedEx, UPS
Automatyzacja generowania etykiet wysyłkowych, integracja z dostawcami usług logistycznych oraz poprawa komunikacji z klientami w zakresie statusu przesyłek.
System umawiania wizyt
Wdrożenie modułu Umawianie wizyt - przeniesienie umawiania wizyt do Odoo i eliminacja kolejnego oddzielnego narzędzia.
Wycena magazynu i zapasów
Konfiguracja procesów wyceny zapasów i stanów magazynowych jako przygotowanie do potencjalnej przyszłej ekspansji do modułu Księgowość.
KLUCZOWE WYZWANIE
Wdrożenie na żywym systemie
Każda zmiana - niezależnie od jej złożoności - musiała być wdrożona przez Solvti bez przerywania działalności Iris Galerie. Firma przetwarzała tysiące zamówień każdego miesiąca, więc produkcja musiała być kontynuowana, a wysyłki musiały być realizowane.
"Największym wyzwaniem tak naprawdę było to, że oni cały czas pracują. Nie mieliśmy możliwości zatrzymania się na miesiąc, zastanowienia, poklikania po systemie i zobaczenia, co będzie działać.
Klient nie mógł sobie pozwolić na przestoje, więc przygotowaliśmy szczegółowy plan wdrożenia dla każdej nowej funkcji - umożliwiając wprowadzanie zmian bez wpływu na realizację zamówień lub ciągłość operacyjną."
CZYNNIKI SUKCESU
Co zadecydowało o sukcesie projektu?
Wdrożenie bez zatrzymania produkcji - precyzyjne planowanie okien zmian
Dostosowanie modułu produkcyjnego do specyficznych potrzeb Iris Galerie
Integracje z systemami druku i firmami kurierskimi zamiast pracy ręcznej
Polski partner - komunikacja bez barier i wsparcie w lokalnych realiach biznesowych
OPERACYJNE
TECHNICZNE I STRATEGICZNE
Pełna widoczność statusów zamówień i produkcji w czasie rzeczywistym
Stopniowa konsolidacja narzędzi w jednej platformie
Elastyczna architektura Odoo - możliwość niestandardowych konfiguracji
Planowanie przyszłych rozszerzeń bez zmiany systemu
Iris Galerie pokazuje, jak ważne jest dostosowanie systemu do rzeczywistych procesów operacyjnych. Odpowiednio skonfigurowany i zintegrowany z kluczowymi narzędziami, Odoo pomogło zorganizować produkcję, zredukować pracę ręczną i poprawić kontrolę nad realizacją zamówień.
Wynik: ponad 40% szybsze przetwarzanie zamówień, 99% wskaźnik sukcesu dostaw oraz eliminacja połowy operacji ręcznych - z tym samym zespołem i bez przerywania działalności.
